KATA
PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada
Tuhan Yang Maha Esa, karena atas kehendak-Nya kami dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul ““Talent
Resources and General Affairs”dengan baik dan tepat waktu. Sehingga boleh sampai di tangan
pembaca.
Adapun
tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Pengantar Manajemen
yang di ajar
oleh Bpk. Drs. E. Toha
Basti., MAP.
Semoga
tugas ini dapat menjadi penilaian terhadap diri saya pribadi dan dapat di
gunakan untuk pembelajaran bagi adik tingkatan saya yang akan datang
Kami menyadari bahwa dalam
penulisan, maupun isi materi makalah tentang ““Talent Resources and General Affairs”
masih
banyak kekurangan. Sehingga kami mengharapkan bagi setiap pembaca untuk
menyampaikan kritik dan saran yang bersifat membangun guna penyempurnaan
makalah ke depannya.
Demikianlah tugas ini saya susun, Semoga Bermanfaat.
Jakarta, 20 juli 2016
M. HABIB CHOLID R S
DAFTAR
ISI
Kata Pengantar ..........................................................................................................................1
Daftar
Isi
................................................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………..............................................................................................................3
B. Rumusan Masalah ....................................................................................................................3
C.
Tujuan Pembuatan Makalah ..……………...………………………..………………..…….. 3
BAB II PEMBAHASAN
A.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen
Personalia?........................................................4
B.
Apa saja yang termaksud ke dalam
ruang lingkup personalia?.......................................4
C.
Struktur Organisasi manajemen
personalia di PT. INDRAMAS JAYALESTARI…..7
D. Proses Bisnis TRGA PT.
INDRAMAS JAYALESTARI………………………………..11
BAB III PENUTUP
A.Kesimpulan.…………………………………………………………………………………13
B.Saran…………………………………………………………...……………………………13
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Pembangunan
Nasional dilaksanakan dalam rangka pembangunan manusia Indonesia seutuhnya
dalam mewujudkan masyarakat sejahtera, adil, makmur, merata baik materiil
maupun spiritual berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
Dalam
menjalankan visi diatas, tenaga kerja mempunyai peranan dan kedudukan yang
sangat penting sebagai salah satu komponen pelaku untuk mencapai tujuan
pembangunan itu.
Guna
mencapai tujuan pembangunan itu diperlukan adanya rencana terpadu dan terukur
sesuai dengan misinya.
Dibidang
peserikatan pekerja (Serikat Pekerja) visi dan misi itu jelas dinyatakan dalam
UU No. 13/2003 yang dituangkan dalam pengertian sebagai berikut :
“ Serikat Pekerja adalah organisasi yang
dibentuk dari, oleh, dan untuk pekerja/buruh baik diperusahaan maupun diluar
perusahaan, yang bersifat bebas, terbuka, mandiri, demokratis dan bertanggung
jawab guna memperjuangkan, membela serta melindungi hak dan kepentingan
pekerja/buruh serta meningkatkan kesejahteraan pekerja/buruh dan keluarganya.”
Dalam
pelaksanaan visi dan misi itu, perlu ditetapkan sarana-sarananya secara jelas
dan dapat dilaksanakan secara baik, konsisten, terencana dan terukur.
B.
RUMUSAN MASALAH
Membahas hubungan pekerja dan manajemen serikat pekerja.
C.
TUJUAN PEMBUATAN
MAKALAH
Agar para pembaca dapat mengerti dan memahami tentang
masalah hubungan pekerja dan manajemen serikat pekerja.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Apa
yang dimaksud dengan Manajemen Personalia?
Menurut
Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia
adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas
pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan
pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran
perorangan, organisasi, dan masyarakat “.
Menurut
Hani Handoko, manajemen mencakup
fungsi-fungsi : Perencanaan (Penetapan apa yang akan dilakukan),
Pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), Penyusunan
Personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi dan
penilaian prestasi kerja), Pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasidan
pengelolaan konflik) serta pengawasan
B. Apa saja yang termaksud ke dalam
ruang lingkup personalia?
Dalam
bentuk kerangka, definisi personalia akan tampak sebagai berikut:
1.
fungsi-
fungsi manajemen
·
Perencanaan (planning)
·
Pengorganisasian (organizing)
·
Pengarahan (directing)
·
Pengendalian (Controling )
2.
Fungsi-fungsi
operasional
·
Pengadaan tenaga Kerja (procurement)
·
Pengembangan (development)
·
Kompensasi
·
Integrasi
·
Pemeliharaan (maintenance)
·
Pemutusan hubungan kerja (separation)
Ø Perencanaan
(Planning)
Perencanaan
berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran
yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan
melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia,
dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.
Ø Pengorganisasian
(organizing)
Organisasi
adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi
dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia, dan
faktor-faktor fisik . Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi
harus disusun untuk melaksanakannya.
Ø Pengarahan
(directing)
Fungsi sederhana
dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa
yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)
Ø Pengendalian
(controlling)
Pengendalian
adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar
sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan
analisis terhadap sasaran dasar organisasi.
Ø Pengadaan tenaga kerja
(procurement)
Fungsi
operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh
jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan
sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan
sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan
. Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada
tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya.
Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/
Job Description dan juga pekerjaan/ Job Specification.
Ø Pengembangan
(development)
Pengembangan
merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi
kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan
teknologi, reorganisasi pekerjaan, dan tugas manajemen yang semakin rumit.
Karyawan yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan
yang menjadi tugas dan tanggunjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan
agar karyawan yang ada dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing-masin
serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan
evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat
rendah maupun yang tinggi.
Ø Kompensasi
(compensation)
Kompensasi
adalah imbalan atas kontribusi kerja karyawan secara teratur dari organisasi
atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan
kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang
tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah di kemudian hari
ataupun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi/ perusahaan. Proteksi juga
perlu diberikan kepada karyawan agar dapat melaksanakan tugas dengan tenang
sehingga kinerja dan kontribusi yang bersangkutan dapat tetap maksimal dari
waktu ke waktu.
Ø Integrasi
(integration)
Integrasi
merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak
atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi.
Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat
tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti
Ø Pemeliharaan
(maintenance)
Pemeliharaan
merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan
mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi
oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan
kesehatan serta keselamatan kerja.
Ø Pemutusan Hubungan Kerja
(separation)
Jika fungsi
pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis
bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan
orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk
melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan
persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga
masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
C. Struktur Organisasi manajemen
personalia di PT. INDRAMAS JAYALESTARI.
Seperti
diketahui, banyak istilah penyebutan untuk Human Resources managemen (HRM) atau
bagia personalia, dan tentunya beragam pula Istilah ini digunakan di setiap
perusahaan.
Demikian
juga di perusahaan tempat kami bekerja, Menggunakan Istilah Human Resources
management dengan istilah Talent Resources and General Affairs (Sumber pencarian bakat dan bagian umum)
yang biasa disingkat dengan TRGA.
Di
dalam organisasi TRGA di perusahaan kami dikepalai oleh seorang TRGA Manger dan
dibantu oleh Assisten TRGA Manager. Seperti pada gambar di bawah ini:
 |
|||
 |
|||
Gambar
struktur organisasi TRGA PT. INDRAMAS JAYALESTARI
Tugas
dan peranan masing-masing bagian dalam organisasi TRGA:
1.
TRGA Manager
·
Memimpin dan menuntun departemen TRGA
untuk bisa memberikan kemampuan maksimal dari SDM yang ada untuk perusahaan.
·
Mempertahankan struktur kerja yang sudah
ada dengan selalu melakukan pembaharuan terhadap deskripsi pekerjaan pada
setiap jabatan
·
Mengurusi segala hal yang ada kaitannya
dengan para karyawan atau para pekerja, yang meliputi tingkat kedisipilinan,
tingkat kehadiran dan juga mengurusi perihal karyawan yang sakit atau sedang
mengalami musibah.
·
Melakukan evaluasi dan pengukuran
terhadap tingkat kepuasan para karyawan dan mengidentifikasi area yang
membutuhkan peningkatan
·
Mempertahankan struktur kerja dan staff
yang ada dengan melakukan proses rekruitmen, wawancara, pemilihan kandidat
karyawan yang tepat atau bisa juga dengan melakukan perputara tanggung jawab
·
Menyiapkan para karyawan baru sebelum
mulai melakukan pekerjaannya, dengan cara memberikan orientasi dan pengarahan
awal
·
Menyediakan tuntunan yang ditujukan
untuk proses pengembangan diri dan seluruh anggota team
·
Merencankan pelaksanaan training yang
sesuai dengan hasil evaluasi yang telah dilakukan. dengan tujuan untuk meningkatkan
kemampuan dari para karyawan dalam bidang apapun juga
·
Melakukan analisa terhadap segala
kebijakan dan prosedur yang hendaknya sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang
berlaku dan memastikan bahwa semua jajaran terutama jajaran eksekutif mengetahui
bila ada perubahan dalam hukum ini.
·
Mempertahankan struktur pembayaran
kepada para karyawan yang perlu dilihat dari berbagai aspek misalnya saja hasil
evaluasi kinerja karyawan, mempersiapkan budget yang akan dipergunakan untuk
proses pembayaran, memberikan rekomendasi bila ada hal yang dirasa perlu
dirubah serta mengimplementasikan perubahan dalam sistem pembayaran
·
Melakukan perencanaan dalam hal
monitoring kinerja karyawan yang bisa ditindaklanjuti dengan tindakan yang
paling tepat mulai dari tindakan pendisiplinan, melakukan konseling dan juga
mencoba membantu dalam penyelesaian masalah yang dihadapi karyawan.
·
2.
Assisten TRGA Manager
·
Membantu TRGA manager dalam melakukan
pelaksanaan tugasnya
·
Selalu berkoordinasi dengan
bagian-bagian dalam struktur organisasi
·
Melaporkan hasil kegiatan yang diterima
dari setiap bagian kepada TRGA Manager
·
Bertanggung jawab kepada TRGA Manager
atas aktivitas-aktivitas yang telah dan akan dilakukan di setiap bagian-bagian
dalam organisasi.
3.
Recruitment
·
Menjalin kerjasama (MoU) dengan Sekolah kejuruan/Lembaga Pendidikan di wilayah Jakarta
dan disekitar wilayah kerja.
·
Melakukan Visit Interview dan seleksi ke
Sekolah binaan juga melalui Job Fair/Job matching dengan tujuan untuk
mendapatkan calon tenaga kerja terbaik.
·
Melakuan seleksi dan Interview atas
pelamar umum (non kerjasama)
·
Melaporkan hasil recrutment ke bagian
PPI dan TRGA Manager
4.
PPI (Pusat Pelatihan Neuro)
·
Menyiapkan modul dan materi yang
dibutuhkan saat pelatihan
·
Memberikan Pelatihan kerja bagi calon
tenaga kerja yang telah lulus seleksi
·
Menyiapkan tenaga kerja yang terampil
handal sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan
·
Melaporkan setiap kegiatan kepada TRGA
Manager
5.
Kepatuhan
·
Melakukan Monitoring dan controlling
terhadap karyawan
·
Menjaga ketertiban dan kedisiplinan di
tempat kerja
·
Melakukan pencatatan apabila ditemukan
karyawan melakukan pelanggaran tatib
·
Melakukan pemanggilan dan peringatan
kepada karyawan apabila sering melakukan pelanggaran
·
Menyiapkan segala kebutuhan yang
diperlukan oleh karyawan meliputi: seragam, jaket, peralatan kerja, BPJS
Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan lain-lain.
·
Merekap absensi dan pelanggaran tata
tertib oleh operator PT. INDRAMAS JAYALESTARI
6.
Admin/Payroll
·
Prepare slip gaji karyawan setiap bulan
·
Membuat laporan bulanan gaji karyawan
·
Menangani permasalah yang ada pada
karyawan mengenai gaji
·
Prepare Laporan gaji bulanan karyawan Ke Bank
·
Kontrol absensi karyawan seluruh
departemen
·
Menyimpan data –data failing sistem
·
Record karyawan baru
·
Mengerjakan slip gaji karyawan yang di
phk
·
Membuat laporan jamsostek setiap bulan.
D. Proses Bisnis TRGA PT. INDRAMAS
JAYALESTARI
1. Alur
Recruitment Tenaga Kerja PT. INDRAMAS JAYALESTARI
l Menyeleksi
surat lamaran yang masuk baik yang dikirim Langsung oleh pelamar, hasil Visit
Interview/Job Matching maupun lewat post/email perusahaan.
l Memanggil
calon tenaga kerja untuk mengikuti semua proses recruitment yaitu Test ketik
dan Interview.
l Melakukan
test ketik terlebih dahulu, jika calon tenaga kerja memenuhi persayaratan yaitu
mampu mencapai skor rata-rata 200CPM dengan persentase error dibawah 5% maka
akan ke tahap selanjutnya yaitu Interview.
l Selanjutnya
calon tenaga kerja yang telah melewati kedua tahapan tersebut akan dihubungi
kembali untuk ikut pelatihan kerja di PPI (Pusat Pelatihan Inovetra). Dengan
tujuan agar calon tenaga kerja mengerti dan paham saat mulai pekerjaan yang
sesungguhnya.
l Setelah
dinyatakan Mahir oleh Tim PPI maka calon tenaga kerja akan ditempatkan di
project pekerjaan Inovetra.
2. Proses
Bisnis di Project PT. INDRAMAS JAYALESTARI.
l Pengawasan
di Project Inovetra oleh Tim Kepatuhan Inovetra yang dipimpin PM (Project
Manager) Kepatuhan dan dibantu oleh beberapa TA (Team Assessment) Kepatuhan.
l TA
Kepatuhan memonitor langsung dilokasi pekerjaan dan melaporan setiap kejadian
atau pelanggaran-pelanggaran tata tertib kepada PM Kepatuhan dengan menyerahkan
form pelanggaran yang sudah ditandatangani operator yang melakukan pelanggaran.
l Setiap
pelanggaran yang terjadi akan direkap kemudian setiap akhir bulan dilaporkan
kepada TRGA manager sebagai data Punishment untuk pengurangan Salary yang akan
diterima oleh Tenaga Kerja.
l Setiap
Operator yang ingin mengunduran diri wajib mengajukan Surat Pengunduran diri
minimal 2 Minggu sebelumnya.
l PM
Kepatuhan memberikan laporan kepada TRGA Manager dan kemudian TRGA Manager
menerbitan SKK (Surat Keterangan Kerja) bagi operator yang mengundurkan diri.
l Setiap
Operator PT. INDRAMAS JAYALESTARI mendapatan fasilitas-fasilitas dalam
pekerjaannya, meliputi: Seragam kerja, peralatan kerja, Jaminan Kesehatan (BPJS
Kesehatan) dan Jaminan Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan).
l Semua
kebutuhan Operator disiapkan oleh bagian tim kepatuhan melalui unit yang ada
didalamnya.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dalam organisasi yang
kecil fungsi personalia dilaksanakan langsung oleh pucuk pimpinan, jadi segala
sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja, seperti penempatan, pelatihan,
pendidikan, mutasi dan promosi, kompensasi dan pemberhentian langsung menjadi
tanggung jawab pucuk pimpinan.
Pada perusahaan besar
sebagian dari aktivitas fungsi personalia didelegasi kepada masing-masing
manajer termasuk kepada kepala departemen (bagian atau seksi) personalia.
Manajemen Personalia merupakan
suatu perencanaan, pembagian kompensasi, penginterprestasian, pengembangan
serta pemeliharaan tenaga kerja dengan maksud untuk dapat membantu tercapainya
suatu tujuan perusahaan, individu dan juga masyarakat. Adapun fungsi dari Manajemen Personalia,
yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengawasan.
Aktivitas-aktivitas
yang terjadi di dalam Manajemen Personalia meliputi perencaaan sumber daya
manusia, analisis dan desain pekerjaan, penarikan tenaga kerja, seleksi tenaga
kerja, orientasi pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, penilaian kerja,
pemberian kompensasi, dan pemeliharaan tenaga kerja.
Hubungan Industrial
merupakan suatu sistem hubungan yang berbentuk antara para pelaku dalam proses
produksi barang atau jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh dan
pemerintah yang berdasarkan pada nilai Pancasila dan UUD NKRI 1945. Tujuan dari
Hubungan Industrial adalah mewujudkan Hubungan Industrial yang harmonis,
dinamis, kondusif dan berkeadilan di perusahaan.
B.
SARAN
Berdasarkan makalah ini dapat diambil
pelajaran bahwa sebuah perusahaan tanpa pekerja ataupun sebaliknya tidak akan
dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini serikat pekerja diharapkan dapat
membantu menyelesaikan masalah – masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
mereka. Dalam hal ini penulis menerima kritik, saran yang mendukung demi
terciptanya makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA.
